Ausschreibungsmanagement

Kurzbeschreibung

Ich plane und führe Ausschreibungen über RFI und RFP bzw. RFQ durch und begleite Sie bis zur Vergabe.

Beschreibung

Sie können mich mit der ganzen Ausschreibung beauftragen oder nur mit einzelnen Schritten. Die meisten Probleme entstehen vor dem Versand, deshalb nehme ich mir für die Vorbereitung Zeit. Ich formuliere die Ausschreibungsdefinition und erstelle die Unterlagen. Bevor die Ausschreibung versendet wird, legen wir die Zeitschiene bis zur geplanten Vergabe fest und definieren die Entscheidungskriterien samt Gewichtung in der Bewertungsmatrix. Außerdem beschreiben wir Use Cases, die die Bieter in der nächsten Runde bei ihren Bieterpräsentationen vorführen. Zeitschiene, Kriterien und den Ablauf der Entscheidung kommunizieren wir den Bietern von Anfang an offen. Diese Transparenz sorgt für vergleichbare Angebote und Präsentationen, und die Vergabeentscheidung ist intern wie extern gut zu begründen.

Ob ein vorgeschalteter RFI sinnvoll ist, hängt vom Vorhaben ab. Er hilft, den Markt kennenzulernen und geeignete Anbieter zu finden. Mit dem RFP bzw. RFQ holen wir anschließend konkrete Angebote auf Basis Ihrer Anforderungen ein. Ich ermittle geeignete Anbieter, werte die Antworten aus und grenze die Auswahl über Long- und Shortlist ein. Am Ende steht eine Vergabeempfehlung. Folgt danach eine Verhandlung, begleite ich Sie auch dort.

Dazu gehört

• Erstellung von Ausschreibungsdefinitionen und Ausschreibungsunterlagen
• Gewichtete Entscheidungsmatrix zur Bewertung der Angebote
• Marktanalysen zur Anbieterauswahl
• Durchführung von RFI und RFP bzw. RFQ
• Auswertung der Antworten und Erstellung von Long- und Shortlist
• Definition von Use Cases für die Bieterpräsentationen
• Vergabeempfehlung und Begleitung bis zur Vergabeentscheidung